Como melhor implantar uma nova Tecnologia em seu restaurante?

Muitos ainda acreditam que a tecnologia precisa apoiar diretamente seu negócio e que não é necessário nenhum esforço de todas as partes da companhia para que seja implantada. Entretanto, neste artigo, vamos detalhar sobre a importância do envolvimento de todas as áreas para implantação de uma nova tecnologia em seu negócio.



Foto: bomcontrole.com.br



Primeiramente, caros leitores, é preciso que entendam alguns pontos importantes sobre tecnologia e, mais especificamente de softwares. Sistemas e soluções foram criados para atender alguma demanda inicial e, em alguns casos, possibilitam a flexibilidade de configurações para se adaptar a seu negócio. Isto porque nem sempre aquilo que foi desenhado no sistema necessariamente irá se encaixar em seu negócio também. Por este motivo ele, geralmente, pode ser parametrizado, adaptado, ou em alguns casos, desenvolvido especificamente para os processos de sua companhia.


Os softwares obtêm uma inteligência específica e uma linha de raciocínio geralmente seguida por quem o desenvolveu, ou seja, qualquer sistema foi desenvolvido com base em algum processo ou propósito inicial. Portanto, é bem provável que este sistema espera que você o utilize seguindo o raciocínio nele inserido. O que muitas pessoas talvez não saibam quanto a isso é que, quando dizemos que ele espera que você siga o raciocínio inicial utilizado para o desenvolvimento, significa, muitas vezes, uma grande mudança nos processos internos de seu negócio. Vamos detalhar e exemplificar para ficar melhor esclarecido o que estamos querendo dizer, trazendo para o nosso mundo food.


Imaginem que vocês obtenham um sistema ERP (BackOffice/Retaguarda) que a princípio não está atendendo as demandas que vocês precisam. Ou está instável, incorreto e incoerente com os dados. E aí vocês saem a “caça” de um novo software que atenda tudo que é uma dificuldade hoje em seu sistema atual. Pois bem, eis que você encontra aquele “Software da Disney” - como costumo chamar quando nos iludimos com um falso software perfeito – e decide trocar e implantá-lo em sua companhia.


Pois bem, é nesse momento que já começaremos os maiores problemas e gargalos. Quando você fecha o contrato, geralmente já fecha solicitando algumas melhorias ou enfatizando que precisa de algumas coisas que hoje você já obtém em seu sistema atual e que não gostaria de perder. Quando vocês fazem isso, geralmente, o software precisa ser adaptado e algo novo é desenvolvido dentro dele. O problema desta adaptação é que, nem sempre e, na maioria das vezes, o software não foi desenhado, preparado ou desenvolvido pensando nessa adaptação que você pediu a empresa. E aí acontece aquelas “GAMBIARRAS” dentro do software que são feitas para atender a seu pedido e não perder a venda. Aí você se pergunta: “Beleza, mas isso não é um problema meu. A software house que se vire para me atender, já estou comprando.”


Porém, meus queridos amigos leitores, acredite, isso é o que vai lhe trazer os maiores problemas de instabilidade e incoerência dos dados. Bem familiar essas palavras não? Sim! Lembrem do trecho no terceiro parágrafo. Esses mesmos motivos foram os que levaram vocês a trocar o sistema anterior. É isso mesmo. Você voltará a ter os mesmos ou parecidos problemas de antes. Isso porquê, como adiantei no parágrafo anterior, o sistema fez um ajuste técnico (nome bonito para gambiarra) para lhe atender. Porém, ele não foi feito para trabalhar ou realizar aquela rotina que você solicitou. Portanto, ele precisou usar algumas adaptações para que a estrutura atual do sistema não fosse comprometida e atendesse exatamente da forma que você solicitou.


A alternativa para não correr esse risco e, muito provavelmente, ter o menor número de problemas possíveis com o seu software é se adaptando a ele. Loucura? Pode parecer para você de imediato, mas veja o porquê estou falando isso abaixo.


Quando você for procurar um sistema para seu restaurante, procure por aquele que tem TODAS ou QUASE TODAS as funcionalidades, processos e etapas de sua operação. Quando fizer isso, não se atente a absolutamente nada de tela do sistema ou passos necessários a serem feitos no sistema para se chegar ao mesmo objetivo. Isso porquê você estará nesse primeiro momento analisando se o sistema tem de alguma forma todas as etapas de seu processo. Nesse momento, não é necessário avaliar se ele faz de uma maneira fácil ou igual ao seu sistema anterior. É importante somente saber se ele FAZ a funcionalidade. E não COMO faz.


Após validar se o sistema FAZ. É hora de analisar se, sua operação e processos já fazem todas essas rotinas normalmente. Muito provavelmente, nesse passo, você identificará que algumas tarefas são fáceis de se realizar em seu sistema atual. Entretanto, lembre-se que existirão vários outros ganhos e funcionalidades que você não tem hoje no sistema que está adquirindo. Portanto, avalie MUITO BEM antes de pedir a alteração nesse momento. Busque saber como essa rotina que você está avaliando é feita no novo software. Se ela for possível, porém de uma outra forma, diferente de como é hoje, priorize e já pense em MUDAR seu processo atual para se adaptar a como o sistema novo realiza. Pense de todas as formas possíveis, calcule o tempo que será perdido a mais e a menos em cada tarefa, se necessário, para saber se vale a pena ou não solicitar uma alteração no sistema que está adquirindo. Tente ao máximo não mudar o sistema. Se adapte e use ele como foi desenhado.


Se mesmo assim, você acha que precisa mudar o sistema, pois o processo que ele sugere em sua operação é muito prejudicial e inviável, aí sim talvez você possa sugerir a mudança dessa rotina no sistema. Mas, aconselhamos fazer isso com MUITA cautela. Não tente colocar FRIAMENTE o seu processo dentro do sistema, pois pode existir impasses na estrutura do sistema que causarão problemas para você no futuro. Então, converse e dialogue com a empresa de software, explicando como funciona o processo, leve ele até a loja e mostre como é feito. Tente entrar em um consenso e, coloque isso em sua mente, você COM CERTEZA precisará CEDER um pouco nesse momento. É provável que do lado do software, existirão ajustes a serem realizados e um esforço para atender sua demanda. Portanto, eles vão lhe propor alguns cenários. Analise cada cenário como você analisou nas etapas anteriores e ceda também de sua parte uma adaptação de processos. Assim os ajustes e impactos causados dentro do sistema, serão minimizados e seu tempo e processo também será corrigido.

Falei das pessoas que buscam a troca do sistema. Mas também temos aquelas que não obtém nenhum sistema e que buscam algum para seu estabelecimento. Para esses, eu encaro como menos difícil e menos impactante. Isso porque, é muito mais fácil a gente sair do ZERO e ter 1, 2, 3 ou 4 funcionalidades que de alguma forma facilitam ou controlam melhor a vida do que sairmos de uma situação 10, onde podemos perde 1 ou 2 funcionalidades para ganhar em tempo, organização, processo e estrutura. Quando adquirimos qualquer comodidade em nossas vidas, é claro que não queremos mais perdê-la. Fique, por exemplo, sem Netflix ou Facebook depois de um dia ter tido um dos dois. É quase que impossível. Então para essas pessoas que nunca tiveram nada, eu sugiro sempre entender dos softwares como adaptar seus processos para o sistema. Com certeza vocês repararão que os ganhos serão gigantescos.


Podemos concluir então que não procurem um sistema que adapte seu processo completamente dentro dele. Abra a mente e pense em se adaptar a ele também. Os softwares, geralmente, são pensados e PADRÕES DE PROCESSOS, ou seja, tudo que existe dentro dele, foi desenvolvido com base em algum processo padrão. Portanto, a forma que o sistema faz alguma rotina ou função, também pode estar correta. Não necessariamente só sua forma de trabalhar está correta. Então avalie se não faz sentido você mudar para poder ter o melhor desempenho do sistema.

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