5 FERRAMENTAS DO OFFICE 365 PARA OTIMIZAR SEU NEGÓCIO

Com certeza você deve ter problemas e dificuldades em otimizar e organizar seus processos em seu negócio. Você já conseguiu parar para pensar em como melhorar isso? Conhece alguma ferramenta que facilitaria e lhe ajudaria com isso? Se não conhece, você com certeza encontrou uma neste artigo.


O office 365 é um serviço da Microsoft. Todos devem conhecer ele, pois pensam que é apenas uma ferramenta de e-mail ou aquele velho e famoso pacote office: Word, Excel e Power Point. Entretanto, muitos se enganam ao pensar nisso. O office 365 é muito maior que isso. Ele é um conjunto de ferramentas que, por sinal, são bem interessantes e que podem ajudar muito o seu negócio.

Aqui vamos falar um pouco a respeito de 5 ferramentas que você não deve deixar de usar e que justificará a aquisição.

1. Sharepoint



A ferramenta que mais cresce e cada vez mais está presente nas empresas. Com o Sharepoint é possível estruturar e melhorar muito a comunicação e centralização de informações de sua empresa. Através de criação de grupos, você consegue fazer com que, de maneira extremamente segura, os arquivos de sua empresa ficam hospedados no servidor do office 365 e você não precisará se preocupar com backups ou coisa do tipo. Basicamente, você consegue utilizá-lo como FILE SERVER.

Além disso, dentro do sharepoint você consegue compartilhar facilmente arquivos, pastas e tantas outras coisas que quiser entre suas equipes. Ainda, consegue criar sites, postar notícias, etc, criando assim um INTRANET para sua empresa e fazendo com que todos centralizem e coloquem suas atenções por lá.

2. Flow ou Power Automate


Essa é uma ferramenta que irá resolver seus problemas com processos. Através dela é possível configurar rotinas e trabalhos para serem realizados de maneira automatizada pelo sistema. Você consegue realizar levantamentos e controles de maneira automática, por exemplo, através dele. Em uma de minhas passagens por uma empresa, conseguimos construir diversas ferramentas dentro do flow. Foi possível criar WorkFlows para cadastro de produtos, fornecedores, controle de inventário, controle de SACs e muito mais.

Esses controles funcionavam de maneira bem simples. Resumidamente, uma pessoa responsável preenchia um formulário de informações e solicitava o cadastro de um produto por exemplo. Após preenchido o formulário e salvo, um e-mail era disparado para a área responsável por startar o cadastro do produto dentro do sistema. Após feito o cadastro inicial, outro email era disparado para a equipe fiscal realizar o cadastro de impostos. Feito a parte deles, outro e-mail era encaminhado para a equipe de Produtos e Desenvolvimento (P&D) para realizar o cadastro da ficha técnica. Após isso, um último e-mail era disparado para todos envolvidos informando a conclusão do cadastro e pronto para uso.

Essa era a mais importante ferramenta e rotina dentro da nossa companhia. A vinda e criação do Flow nos ajudou MUITO na comunicação e diminuição de erros.


3. Teams



Essa sem dúvidas é a ferramenta mais importante e disparada a mais interessante de nossa lista. O Teams veio para ficar e resolver grande parte da segurança e comunicação das companhias. Dentro do Teams é possível centralizar as principais ferramentas de seu negócio, realizar conferências sem limite de pessoas ou tempo, criar grupos de trabalho para compartilhamento de arquivos, chats, ligações, mensagens, e muito mais.

Costumo definir como um Super App do Windows. Tudo pode ser colocado e centralizado nele. Sua vida e rotina do dia a dia fica mais fácil com ele.

4. Planner


O planner pode lhe ajudar muito a organizar o trabalho e eficiência de sua equipe. Ele nada mais é que um painel onde você consegue criar colunas e ir brincando jogando tarefas ou projetos para lá ou para cá. Ele é conhecido em metodologias ágeis de projeto como o famoso KANBAN. Através dele o SCRUM, exemplo de metodologia ágil, consegue organizar as tarefas a serem feitas, as em andamento e concluídas, por exemplo. Muita gente deve conhecer uma outra ferramenta parecida, chamada TRELLO. Ele é exatamente igual a ela, entretanto dentro do ambiente office 365, onde você centralizará toda sua empresa de maneira segura e organizada.

5. Stream


O Stream é o YOUTUBE do office 365. Com ela você consegue criar canais e páginas para postagens de vídeos e muito conteúdo. Através dessa ferramenta, por exemplo, é possível você pensar e criar um EAD, sem custos adicionais. Ainda de maneira organizada e controlada, consegue postar e controlar se as pessoas tem acompanhado ou não cada conteúdo postado nessa ferramenta.

Ela pode te ajudar muito nos treinamentos de novos produtos, avisos, comunicações em geral e qualquer outro tipo de vídeo que queira realizar e criar para seus colaboradores.


E o custo disso tudo?

Saibam que não é necessário pagar nada a mais por elas. Todas estão dentro do pacote quando você contrata o Office 365 ENTERPRISE. O custo pode variar de R$20,00 A R$96,00 dependendo da licença que você escolher. Isso varia conforme a capacidade de armazenamento que precisa e/ou algumas ferramentas mais robustas que ele oferece.


Autor : Fabio Sola

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